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Pour être exhaustive, la recherche documentaire doit impérativement être effectuée dans plusieurs bases de données.
Un point focal (l'intersection de tous les ensembles) vide ne signifie pas nécessairement qu'il n'y ait aucun document sur le sujet recherché.
La première chose à vérifier, c'est s'il n'y a pas d'erreurs dans l'équation qui seraient alors sources de silence. Si la recherche a été correctement menée, que la question documentaire a bien été traduite en équation, il se peut :
qu'il y ait déjà eu des recherches publiées sur le sujet mais dont aucune de ces publications n'ait été reprise dans cette base de données (publication mal diffusée ou de qualité insuffisante pour cette base de données) ;
qu'il y ait déjà eu des recherches sur le sujet mais dont aucun résultat n'ait été publié ;
qu'il n'y ait jamais eu de recherche sur ce sujet.
Ce n'est pas pour autant que la recherche documentaire doit s'arrêter là. Il faut alors étendre le champ de la recherche et s'interroger sur le sujet, l'objet et la technique de la recherche que l'on doit entreprendre.
Il faut vérifier, par exemple, si une recherche proche n'a pas été décrite avec une autre technique ou un autre organisme.
Les écueils les plus fréquents sont le bruit et le silence. Ils peuvent être représentés schématiquement.
Le bruit est le résultat d'une recherche trop peu précise, avec des réponses trop nombreuses et peu pertinentes.
Le bruit n'est pas identifié sur base du seul nombre de réponses. Il faut effectuer une analyse précise des réponses, titre par titre, pour vérifier la pertinence de la liste bibliographique.
Pour diminuer le bruit, il faut d'abord identifier la source de ce bruit en consultant les résumés des références non pertinentes ainsi que l'historique de recherche (lorsqu'il est disponible). Il faut ensuite :
ajouter un critère supplémentaire venant d'un champ secondaire (avec l'opérateur ET) ;
exclure des notices indésirables (avec l'opérateur SAUF) ;
utiliser un vocabulaire plus précis (en consultant un thésaurus) ;
vérifier si la racine est bien opérationnelle (pas de termes indésirables) lors d'une troncature.
Les facettes (lorsqu'elles sont proposées) permettent également d'identifier les sources de bruit et de les réduire.
Le silence est plus gênant que le bruit parce qu'il est moins visible. Dans ce cas, l'utilisateur reçoit quelques réponses mais passe à côté de plusieurs références pertinentes.
La cause peut être une recherche trop pauvre, un manque de persévérance, un manque de temps ou une méconnaissance du système et de ses langages.
Avec le silence, l'utilisateur reçoit quelques réponses et ne se rend pas nécessairement compte que s'il avait mieux posé ses questions, il aurait obtenu plus de réponses.
Pour diminuer le silence et donc augmenter le nombre de réponses pertinentes, il faut utiliser :
des synonymes ;
des termes associés ou plus généraux à partir du thésaurus ;
un même terme dans une autre langue (pour les bases multilingues) ;
des troncatures pour envisager des formes différentes (pluriel...) d'un même mot.
