La lettre de soumission (ou d'accompagnement) :

L'auteur s'engage à ne pas prendre contact avec les lecteurs qu'il a suggérés. Si tel était le cas, le comité de rédaction peut se réserver le droit de refuser l'article.

La lettre contient une déclaration sur l'honneur de l'absence de conflit d'intérêts (financier, commercial, contractuel, brevets...).

En général, tous les envois font l'objet d'un accusé de réception transmis (courrier électronique) à tous les auteurs qui ont été renseignés.

Ne pas suivre le guide des auteurs est bien souvent la première cause de rejet d'un article. Il faut consulter le guide des auteurs avant de commencer la rédaction de l'article.

Un guide des auteurs va préciser la forme et la structure du texte attendu. Il précisera, entre autres, la forme des différentes parties, la taille du texte (minimale et maximale, en nombre de mots ou en nombre de caractères), le format des illustrations (tableaux, graphiques, figures, photographies et cartes) et de la bibliographie.

Peu importe la décision qui sera prise à propos de l'article, l'éditeur envoie toujours un accusé de réception. Cette démarche permet à l'auteur d'être certain que son article est bien arrivé à destination et permet à l'éditeur d'informer tous les co-auteurs, s'il y en a, qu'un article a été déposé en leur nom. Si un co-auteur ignore que son nom a été associé à cet article, c'est au moment du dépôt qu'il doit se manifester s'il n'est pas d'accord.

Avant d'être soumis au comité de rédaction et au comité de lecture, l'article va d'abord être examiné attentivement pour voir s'il peut leur être soumis. Cette étape est essentielle, elle permet à l'auteur et au comité de rédaction de ne pas perdre de temps si l'article ne convient pas, a priori, à la revue.

La ou les personnes qui effectue(nt) cette première lecture va(vont) évaluer l'originalité du manuscrit ainsi que la forme et le fond de celui-ci.

Les principaux motifs de rejet a priori concernent le plagiat (il y a une vérification systématique), le champ de la revue, l'originalité, le respect du guide des auteurs (nombre de pages, traductions, format des illustrations...), la bibliographie (actualité, types de documents, qualité), la structe du texte (IMReD..), la langue (syntaxe, orthographe) et la qualité scientifique (hypothèses, plan expérimental, résultats, analyse, discussion et conclusions).

Si l'article convient, il est ensuite soumis au comité de rédaction qui va entammer le processus d'évaluation par les pairs (peer reviewing).

À la fin du processus d'évaluation par les pairs, le comité de rédaction prend une décision sur base des avis des lecteurs. Cette décision peut être :

Un article rejeté peut être soumis à une autre revue.

Figure 15.6. Les signes conventionnels de correction.^[82]

Une fois que le manuscrit est accepté, il est transmis à l'édition qui peut aussi poser un certain nombre de questions^[83] à l'auteur correspondant.

Il existe des signes conventionnels utilisés par les éditeurs et les lecteurs pour annoter un manuscrit. Ces signes (voir figure ci-dessus) permettent un dialogue non ambigu entre un correcteur et un auteur ou un metteur en pages.

Avec les logiciels de traitement de texte, il est possible d'enregistrer^[84] des corrections et des commentaires de façon électronique.

Lorsque le manuscrit est mis en pages dans sa forme définitive, l'auteur correspondant reçoit une dernière épreuve pour "bon à tirer". Il peut encore, sur cette dernière épreuve, suggérer des modifications. Ces modifications doivent être mineures pour ne pas modifier la mise en pages.

L'éditeur fournira éventuellement un identifiant DOI ou une adresse Handle^[85] afin que l'auteur puisse déjà, dès acceptation, faire référence à son article dans une autre publication ou dans une bibliographie ou déposer celui-ci en libre accès (s'il en a le droit).