L'éditeur scientifique ("editor" en anglais) se charge des aspects scientifiques des documents.

Pour un périodique, l'éditeur scientifique est son comité de rédaction, représenté par son rédacteur en chef.

Ce comité se charge de tout le processus de validation. Il identifie les membres du comité de lecture, les "pairs", leur transmet les manuscrits et décide, sur base des différents avis récoltés, de la publication ou non d'un manuscrit.

Pour un ouvrage collectif, l'éditeur scientifique coordonne l'ouvrage. Il peut y avoir un ou plusieurs éditeurs scientifiques pour un ouvrage collectif. On les identifiera par leur fonction : "sous la direction de..." ou "coordonné par...". C'est l'éditeur scientifique qui contacte les différents auteurs, rassemble, critique, corrige leur manuscrit et construit l'ensemble en rédigeant une préface ou un avant-propos.

Pour un compte-rendu de congrès ou de colloque, c'est souvent l'organisateur qui en est aussi l'éditeur scientifique. Ce sera soit le comité scientifique lui-même (plusieurs personnes), soit l'institution de tutelle, le président du comité scientifique ou un de ses membres. Le travail d'édition scientifique est le même que pour un ouvrage collectif, mais le compte-rendu de congrès est constitué de communications présentées oralement.

L'éditeur ("publisher" en anglais) se charge des aspects matériels de la publication. Il prend les manuscrits en charge une fois que leur contenu scientifique a été validé.

Pour un livre, l'éditeur est en contact direct avec l'auteur. Il n'y a pas nécessairement un éditeur scientifique pour valider le contenu du manuscrit. C'est alors l'éditeur lui-même qui se charge de cette validation en soumettant le manuscrit à des évaluateurs, internes ou externes à la maison d'édition.

L'éditeur envisage aussi les aspects commerciaux (public cible, tirage, coûts de production...) avant d'accepter l'édition d'un livre.

Il signe ensuite un contrat avec l'auteur afin d'acquérir les droits de publication de l'ouvrage et régler la gestion du droit d'auteur.

Pour un périodique, il gère tous les aspects pratiques. Une fois qu'un fascicule est constitué avec les différents articles acceptés, il se charge de la mise en pages de l'ensemble. S'il y a une version imprimée, il confie son impression à un imprimeur. Pour la version électronique, c'est généralement lui qui gère la mise en ligne des fascicules. Il se charge aussi de la vente s'il y a des abonnements.

Pour un ouvrage collectif et un compte-rendu de colloque, l'éditeur prend en charge les manuscrits une fois que le travail de l'éditeur scientifique est terminé. C'est ce dernier qui reste son interlocuteur. Les auteurs n'entrent généralement pas en contact avec l'éditeur.

Certaines maisons d'édition proposent la publication de livres à compte d'auteur. C'est heureusement une exception parce qu'avec ce mode d'édition, le lecteur n'a aucune garantie quant à la qualité scientifique et rédactionnelle de l'ouvrage produit.

Certains opérateurs font de l'édition à compte d'auteur sans clairement l'annoncer. C'est le cas des Éditions Universitaires Européennes qui ne servent que de boîte aux lettres. Elles n'apportent aucun contrôle ni aucune valeur ajoutée aux manuscrits publiés.

D'autres acteurs interviennent dans la diffusion (faire savoir qu'un document existe), la distribution (acheminer les documents d'un endroit à l'autre) et la vente (en libraire ou en ligne) des documents. Ce sont des opérations commerciales qui influencent le prix du livre.

Pour les périodiques, les agences d'abonnements peuvent aussi intervenir. Elles gèrent les abonnements et sont les intermédiaires entre les éditeurs et les clients (des institutions le plus souvent). Ces intermédiaires sont nécessaires pour simplifier le travail des bibliothèques qui doivent gérer des centaines d'abonnements, à la fois imprimés et électroniques.

Enfin, les bibliothèques elles-mêmes ont un rôle important de diffusion et de circulation des documents. Elles ont un rôle classique de mise à disposition des documents. Elles jouent aussi un rôle dans leur sélection et leur description.

Ce rôle est devenu particulièrement important avec les documents électroniques puisque ce sont aussi elles qui créent et gèrent les répertoires de ressources électroniques et les dépôts institutionnels.